Analisi Dati Excel – La Correttezza dei Dati

La Correttezza dei Dati per l’Analisi Dati Excel.

Dovendo basare la maggior parte delle future decisioni in base ai risultati dell’analisi dati Excel . Dunque è necessario che questa sia altamente affidabile.

Analisi dati Excel
Analisi dati con Excel

Per affidabile intendo che i dati che essa elabora siano assolutamente corretti e verificati, in ogni fase del processo di elaborazione.  Sembra una cosa banale ed al limite  dell’ovvio.  Tuttavia ci sono molti casi in cui un errore nell’analisi dei dati ha portato grosse aziende a prendere decisioni sbagliate. Dunque generando, a cascata, molti danni e costi aggiuntivi.

Quindi controllare il flusso dei dati è obbligatorio. Questo vuol dire posizionare ad ogni passo dell’elaborazione dei controlli di coerenza e di quadratura. Infatti questi possono confermarci la correttezza dei dati elaborati fino a quel momento. L’elaborazione non potrà andare avanti se gli errori riscontrati non sono corretti.

I possibili errori nei dati da analizzare.

Gli errori possono essere generati in tanti modi. I più comuni dipendono dalla qualità con cui ci arrivano i dati grezzi da elaborare. Molto spesso infatti questi dati provengono da  inserimenti manuali dei dati in programmi gestionali da parte di operatori umani. Inoltre spesso i programmi gestionali non controllano la coerenza o la presenza di dati fondamentali durante l’inserimento.

Analisi dati Excel
Analisi dati con Excel

Questo vuol dire che l’operatore umano è abilitato dal software, che non controlla, ad inserire valori errati, duplicati, dal formato errato o mancanti di informazioni obbligatorie.

Potrebbe essere il caso, per esempio dei nomi delle città o provincie che vengono inseriti nei gestionali per le vendite o spedizioni sul territorio. La stessa città, comune o provincia potrebbe essere inserita, dall’operatore umano, più volte in modo differente.

Potrebbe contenere ad esempio, un errore di battitura, di definizione, di maiuscole o minuscole, di spazi eccessivi tra le parole, o di assegnazione; cioè quando cioè lo stesso comune viene assegnato, per distrazione od ignoranza, a due provincie differenti. Questi errori, se non corretti, portano poi a un risultato errato della analisi. Il dato errato infatti, nella peggiore
delle ipotesi non viene preso in considerazione e nella migliore viene aggregato in maniera errata.

Correggere i dati da Analizzare con Excel.

Analisi dati Excel
Analisi dati con Excel

Il primo passo per evitare questi errori è operare “a monte”; istruire cioè l’operatore umano a inserire i dati nel miglior modo possibile. Successivamente dobbiamo controllare che il  software che registra i dati sia abbastanza “intelligente” da controllare la correttezza dei dati nei maggior numero di casi possibile.

Quindi durante il processo poi è necessario sviluppare dei sistemi di individuazione e correzione dei dati anomali. Utilizzando formule come il cerca verticale, il somma se e il conta possiamo costruire dei sistemi di controllo per individuare informazioni “orfane” nelle tabelle generate da un errato inserimento dall’operatore umano.

Per fare questo sarà necessario costruire delle tabelle “dizionario” che conterranno tutti i termini inseriti errati e la loro controparte corretta ed omogenea. Utilizzando poi la formula del cerca verticale sarà possibile “correggere” il dato prima che questo venga utilizzato dal sistema di elaborazione.

“Adeguamento” dei dati da analizzare con Ecxel

L’operazione di correggere i dati e ripulirli da informazioni errate o superflue per una migliore lettura da parte del sistema informatico, la possiamo definire come “Adeguamento” ovvero la prima parte del processo di elaborazione dei dati, che permette di “tradurre” i dati in ingresso in dati e strutture comprensibili ed elaborabili dal nostro sistema.

I controlli dei dati da analizzare con Excel.

Quindi dopo l’adeguamento sarà necessario inserire tutta una serie di controlli di “quadratura” ovvero controlli che verificano che la somma degli elementi più piccoli corrisponda al valore dell’elemento superiore. L’esempio classico, in questo caso, è che la somma delle vendite effettuate nelle varie provincie sia la stessa del valore riscontrato nella regione. Sottraendo i due valori, che devono essere uguali, dobbiamo ottenere un valore zero. La cosa curiosa è che dal tipo di valore dell’errore possiamo capire di cosa si tratta. Se è superiore a zero infatti molto probabilmente ci saranno dei doppioni, ovvero lo stesso elemento viene sommato più volte. In questo caso utilizzare la formula conta se permette di individuare le informazioni duplicate. Se il valore del controllo è minore di zero vuol dire che qualche informazione non è stata inclusa nella somma.  Quindi un cerca verticale sul dizionario permette di individuare il dato colpevole.

Avere il dato corretto ed un adeguato sistema di controllo permette di avere la garanzia della correttezza dei dati in nostro possesso. Quindi essere sicuri che le decisioni prese su questi dati siano fondate su dati corretti.

La correttezza dei dati con Excel

Analisi dati Excel
Importazione ed elaborazione di dati in Excel per una corretta analisi.

La maggior parte dei dati estratti da banche dati, programmi gestionali etcc.. vengono esportati in formato Excel oppure un formato ad esso compatibile. Qualora i dati non siamo in formato Excel occorre convertirli. Dunque è possibile utilizzare gli appositi programmi e funzioni all’interno di Excel. Una volta importati correttamente i dati in Excel è possibile attuare tutta una serie di controlli incrociati per controllare i dati. Utilizzare formule come il cerca verticale, il conta se e il somma se aiuta a raggiungere lo scopo.

Infatti sarà necessario costruire delle sezioni in Excel dedicate al controllo e correzione dei dati in ingresso. Idealmente il dato in ingresso non dovrebbe essere manomesso. Quindi sarà necessario inserire tutta una seria di formule che riestraggono i dati correggendoli allo stesso tempo. In questo modo possiamo automatizzare più pesantemente la procedura di aggiornamento dei dati e delle analisi successive.

Il metodo ETL per  L’Analisi Dati Excel

Esiste un metodo molto potente e versatile per eseguire una corretta analisi dei dati Excel. Si chiama ETL e sta per “Extraction, Tranformation and Load” e segue esattamente i passi per una corretta analisi dei dati.

Processo ETL Analisi Dati Excel
Processo ETL Analisi Dati Excel

Dunque Extract, Transform, Load (ETL) è un’espressione in lingua inglese che si riferisce al processo di estrazione, trasformazione e caricamento dei dati in un sistema di sintesi. Nel nostro caso un sistema di analisi dati Excel. I dati vengono estratti da sistemi sorgenti quali database transazionali (OLTP), comuni file di testo, file Excel o da altri sistemi informatici.

Va notato come spesso per ETL si intende lo strumento con il quale è possibile sviluppare questa particolare architettura di alimentazione che di per sé potrebbe essere sviluppata anche con strumenti standard. Gli ETL tuttavia, essendo strumenti “dedicati”, forniscono risultati tangibili in termini di documentazione e di velocità di sviluppo. Tuttavia necessitano di un gruppo di lavoro specializzato in questo “linguaggio” e quindi, in caso di turn over o licenziamento, la necessità di gestire anticipatamente la presenza in azienda di opportuni back-up con i relativi costi.

I nostri corsi di Analisi Dati Excel

Forniamo corsi di Analisi dati Excel con insegnanti professionisti e aggiornati. Per i principianti è possibile seguire un corso di Excel base a Firenze. Per poi proseguire con un corso di Analisi dei Dati in Excel per approfondire l’argomento.

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